Contexto del proyecto: digitalización integral de una empresa industrial B2B
Una empresa española del sector industrial B2B con más de 30 años de trayectoria, especializada en fabricación y distribución de componentes técnicos para automoción e industria pesada, se enfrentaba a un punto de inflexión. Con una facturación superior a 15 millones de euros anuales, más de 2.000 referencias de producto activas y una red de distribución en España, Portugal y sur de Francia, sus sistemas tecnológicos se habían quedado obsoletos frente a las exigencias del mercado actual.
Este caso de uso documenta el proceso completo de transformación digital que realizamos desde Keliam, abarcando la migración de CRM, la implementación de ERP cloud, la renovación del e-commerce B2B, la integración de IA en procesos comerciales, y la automatización de workflows con n8n. Un proyecto de 14 meses que involucró a un equipo multidisciplinar y que hoy permite a esta empresa competir con la agilidad de una startup manteniendo la solidez de una empresa consolidada.
Diagnóstico inicial: la deuda tecnológica acumulada
Cuando iniciamos la auditoría técnica, encontramos un escenario común en el sector industrial: sistemas que en su momento fueron punteros pero que, tras años sin actualización, se habían convertido en silos de información desconectados. El CRM era una instalación de Salesforce Classic que nadie había migrado a Lightning y cuya licencia costaba más de 3.000€ mensuales con funcionalidades que el equipo comercial utilizaba al 15%. La gestión de pedidos, facturación e inventario funcionaba sobre un ERP on-premise desarrollado a medida en los años 2000, alojado en un servidor físico en las oficinas de la empresa, sin backup automatizado ni plan de disaster recovery.
El catálogo online era un Magento 1 que había dejado de recibir parches de seguridad años atrás, con un frontend que no era responsive y un proceso de checkout que generaba una tasa de abandono del 73%. Los comerciales mantenían sus propios Excels de clientes porque «el CRM era demasiado lento», los pedidos telefónicos se transcribían manualmente al ERP con un error medio del 4%, y no existía un dashboard de BI que consolidara métricas de negocio.
Estrategia y planificación: fases del proyecto
Diseñamos un plan de migración en 4 fases, cada una con entregables claros y criterios de aceptación. La premisa fundamental fue no interrumpir la operación en ningún momento — cada migración debía poder convivir temporalmente con el sistema legacy hasta la transición completa.
La Fase 1 (meses 1-3) se centró en la migración del CRM de Salesforce a SuiteCRM, incluyendo datos históricos, workflows y reportes. La Fase 2 (meses 3-6) abordó la implementación de Odoo como ERP cloud, migrando inventario, facturación y contabilidad. La Fase 3 (meses 6-10) incluyó la renovación completa del e-commerce B2B migrando de Magento 1 a WooCommerce con funcionalidades B2B. La Fase 4 (meses 10-14) integró todo el ecosistema con automatizaciones n8n, IA para el equipo comercial, y dashboards de negocio.
Fase 1: Migración de CRM — de Salesforce a SuiteCRM
La migración del CRM fue el primer hito crítico. Salesforce albergaba 12 años de datos comerciales: más de 8.000 cuentas, 45.000 contactos, 120.000 oportunidades, y cientos de workflows de automatización. El reto no era solo mover datos, sino repensar los procesos comerciales para aprovechar la flexibilidad de SuiteCRM.
El proceso de migración del CRM siguió un protocolo riguroso: primero exportamos todos los datos de Salesforce vía API REST, los transformamos al modelo de datos de SuiteCRM (que difiere significativamente en la estructura de relaciones), y los importamos con validación de integridad campo a campo. Utilizamos scripts en Python para la transformación de datos y n8n para orquestar la migración por lotes.
Los workflows de Salesforce (Process Builder y Flows) se rediseñaron como módulos lógicos en SuiteCRM, complementados con automatizaciones en n8n para los flujos más complejos que involucraban sistemas externos. Reconfiguramos los reportes comerciales y creamos nuevos dashboards específicos para el director comercial, los key account managers y los comerciales de zona.
Resultado de Fase 1: CRM operativo en 11 semanas. Coste de licencia reducido de 3.000€/mes a 0€ (SuiteCRM es open-source, solo el hosting dedicado a 120€/mes). Adopción del 95% del equipo comercial en las primeras 4 semanas tras la migración, frente al 40% que usaba Salesforce activamente.
Fase 2: ERP cloud — de legacy on-premise a Odoo
El ERP legacy era una aplicación monolítica en PHP y MySQL sin documentación, mantenida durante 15 años por un único desarrollador que ya no estaba disponible. Solo una persona en la empresa entendía ciertos módulos. El primer paso fue un reverse engineering completo para documentar la estructura de datos, reglas de negocio, y dependencias.
Elegimos Odoo como ERP destino por su flexibilidad modular, su interfaz moderna, y la posibilidad de extenderlo con módulos custom. La migración del ERP a la nube incluyó: inventario (2.000+ referencias con stock en 3 almacenes), facturación (histórico de 5 años para cumplimiento fiscal), contabilidad (plan contable adaptado), y producción (órdenes de fabricación y listas de materiales).
El despliegue se hizo en Odoo SaaS (plan Enterprise) desplegado en infraestructura europea, cumpliendo con GDPR. Desarrollamos módulos custom para: integración con la pasarela de pago Confirming de su banco, generación automática de albaranes con el formato específico de sus transportistas, y un módulo de comisiones para la red comercial con reglas complejas basadas en segmentos de cliente y familias de producto.
Resultado de Fase 2: ERP cloud operativo en 14 semanas. Eliminación del servidor físico on-premise (ahorro de 800€/mes en mantenimiento y electricidad). Tiempo medio de generación de presupuesto reducido de 45 minutos a 8 minutos. Errores de transcripción de pedidos eliminados al 100% con la digitalización del proceso.
Fase 3: E-commerce B2B — de Magento 1 a WooCommerce
La migración del e-commerce era el componente más visible del proyecto. El Magento 1 existente no solo era un riesgo de seguridad (sin parches desde 2020), sino que no ofrecía las funcionalidades B2B que los clientes industriales demandan: precios por volumen, aprobación de pedidos por nivel jerárquico, catálogo personalizado por cliente, y presupuestos online.
Optamos por WooCommerce sobre WordPress como plataforma por su flexibilidad de personalización, el ecosistema de plugins B2B, y la facilidad de integración con Odoo vía API REST. El stack técnico incluyó PHP 8.2, MySQL 8, Redis para cache, y un CDN para assets estáticos.
Las funcionalidades B2B implementadas incluyen: catálogo con precios personalizados por grupo de cliente (5 niveles de descuento), calculadora de descuentos por volumen en tiempo real, sistema de presupuestos online con workflow de aprobación, reposición rápida basada en historial de pedidos, y área de cliente con facturas, albaranes y tracking de envíos sincronizados desde Odoo.
La migración de datos de Magento a WooCommerce incluyó: 2.000+ productos con fichas técnicas en PDF, categorías y atributos, 4.500 cuentas de cliente con sus históricos de pedidos, y las URLs con redirecciones 301 para preservar el SEO existente. Usamos Python con scripts de migración y n8n para orquestar las integraciones entre WooCommerce y Odoo.
Resultado de Fase 3: E-commerce B2B operativo en 16 semanas. Tasa de abandono de checkout reducida del 73% al 28%. Pedidos online incrementados un 340% en los primeros 6 meses (muchos clientes que antes solo pedían por teléfono empezaron a usar la web). Tiempo de carga reducido de 8.2 segundos a 1.4 segundos.
Fase 4: Integración, IA y automatización
Con los tres pilares principales operativos (CRM, ERP, E-commerce), la fase final se centró en conectar todo y añadir una capa de inteligencia. Aquí es donde n8n se convirtió en el pegamento que unió todo el ecosistema.
Automatizaciones implementadas con n8n
Desplegamos una instancia de n8n en Docker con PostgreSQL siguiendo la guía de instalación en producción. Los workflows principales incluyen:
Sincronización CRM ↔ ERP: Cuando un contacto pasa a estado «Cliente» en SuiteCRM, n8n crea automáticamente el partner en Odoo con todos los datos fiscales y condiciones de pago. Las facturas generadas en Odoo se reflejan en tiempo real en el CRM para que los comerciales tengan visibilidad completa.
Pipeline de pedidos: Nuevo pedido en WooCommerce → validación automática de stock en Odoo → generación de albarán → envío de email de confirmación con tracking → actualización del CRM con el valor del pedido. Todo en menos de 30 segundos, sin intervención humana.
Alertas inteligentes: Monitorización de stock mínimo, detección de clientes inactivos (sin pedido en 90+ días), alertas de impago, y notificaciones de presupuestos pendientes de respuesta.
IA integrada en el proceso comercial
Implementamos workflows de n8n con IA para potenciar al equipo comercial:
Clasificación automática de leads: Los formularios de contacto de la web y los emails entrantes se analizan con Claude para clasificarlos por urgencia, tipo de consulta, y potencial de venta. Se asignan automáticamente al comercial de zona correspondiente con un briefing pre-generado.
Generación de presupuestos asistida: Cuando un comercial prepara un presupuesto, la IA aplicada al CRM sugiere productos complementarios basándose en el historial de compras de clientes similares, optimizando el ticket medio.
Resúmenes ejecutivos: Cada lunes a las 8:00, un workflow genera un resumen semanal para dirección con: ventas vs. objetivo, pipeline comercial, alertas de inventario, y oportunidades de cross-selling detectadas por IA.
Dashboard de Business Intelligence
Creamos un dashboard de BI a medida con Metabase conectado a un data warehouse en PostgreSQL que consolida datos de los tres sistemas. Los dashboards incluyen: visión global de ventas (online + offline), análisis de rentabilidad por familia de producto, mapa de calor de actividad comercial por zona, funnel de conversión del e-commerce, y KPIs de operaciones (tiempos de entrega, backorders, rotación de inventario).
Stack tecnológico completo
El ecosistema final quedó conformado por: SuiteCRM como CRM, Odoo Enterprise como ERP, WooCommerce como e-commerce B2B, n8n como bus de integración y automatización, Metabase para BI, Claude (Anthropic) para IA aplicada, y una infraestructura desplegada sobre Docker con CI/CD via Jenkins.
Toda la infraestructura está monitorizada con Prometheus + Grafana, con alertas automatizadas que notifican al equipo de soporte técnico ante cualquier incidencia. Los backups se ejecutan cada 6 horas con retención de 30 días y test de restauración mensual.
Resultados medibles a 12 meses
Tras un año completo de operación con el nuevo ecosistema, los resultados son contundentes:
Ingresos: Facturación online incrementada un 340% (de 1.2M€ a 5.3M€ anuales). Ticket medio online un 22% superior al offline gracias a las recomendaciones de IA.
Eficiencia operativa: Tiempo de procesamiento de pedido reducido de 45 minutos a 30 segundos (automatizado). Errores de transcripción eliminados al 100%. Horas semanales dedicadas a tareas administrativas reducidas en un 65%.
Costes tecnológicos: Reducción del 40% en coste de licencias (de Salesforce + Magento Commerce a SuiteCRM + WooCommerce). Eliminación del servidor on-premise y su mantenimiento. ROI del proyecto alcanzado en 11 meses.
Equipo comercial: Adopción del CRM del 95% (frente al 40% anterior). Tiempo medio de respuesta a solicitudes de presupuesto reducido de 24 horas a 2 horas. Tasa de conversión de oportunidades incrementada un 18%.
Satisfacción del cliente: NPS incrementado de 32 a 67. Tasa de repetición de compra online del 78%. Tiempo medio de entrega reducido en un 30% gracias a la automatización del pipeline logístico.
Lecciones aprendidas y recomendaciones
Tres aprendizajes clave de este proyecto que aplicamos en todos nuestros proyectos de plataformas a medida:
Primero, la migración de datos es el 60% del esfuerzo. La extracción, transformación y validación de datos históricos siempre consume más tiempo del planificado. Recomendamos dedicar un sprint completo solo a mapear y limpiar datos antes de empezar cualquier migración.
Segundo, forma al equipo antes de poner en producción. Cada fase incluyó 2 semanas de formación intensiva al equipo usuario. Los cambios tecnológicos fallan cuando el equipo no los adopta, no cuando la tecnología falla.
Tercero, la automatización es exponencial. Las primeras automatizaciones con n8n ahorraron horas; pero cuando llegas a 20-30 workflows interconectados, el ahorro se multiplica porque cada nuevo workflow aprovecha los datos y triggers de los anteriores. La inversión en la infraestructura base de automatización se amortiza rápidamente.
¿Tu empresa necesita una transformación similar?
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